Apa yang Dilakukan Pengendali Dokumen?

Pengontrol dokumen mengawasi dokumentasi yang terkait dengan operasi perusahaan.

Pengontrol dokumen biasanya bertanggung jawab untuk menangani dan mengatur berbagai dokumen dan file di perusahaan, yang dapat mencakup dokumen kertas fisik dan file dokumen digital elektronik. Pengendali biasanya bertugas mengawasi arus informasi melalui dokumen di perusahaan, memastikan bahwa dokumen yang tepat tersedia atau dikirim kepada mereka yang membutuhkannya. Dia juga biasanya bertanggung jawab untuk mengawasi dokumen yang masuk, mengaturnya seperlunya, dan memperbarui catatan dan log untuk melacak dokumen-dokumen ini. Pengontrol dokumen biasanya perlu berkomunikasi dengan manajemen dan berbagai pemimpin tim dan anggota untuk memastikan aliran informasi akurat dan efektif.

Tugas utama pengontrol dokumen di perusahaan biasanya adalah penanganan dan pengorganisasian dokumen di dalam perusahaan itu. Ini dapat berupa hampir semua jenis dokumen, termasuk catatan perusahaan dan catatan keuangan, dokumen internal yang dikirim antara karyawan atau pejabat perusahaan, dan ilustrasi untuk tujuan desain, arsitektur, dan periklanan. Sementara pengontrol dokumen mungkin bertanggung jawab untuk mengawasi dokumen fisik, posisi ini semakin terkait dengan kontrol dokumen digital dan file komputer. Ini berarti pengontrol biasanya menggunakan perangkat lunak komputer untuk membantu memfasilitasi organisasi dan distribusi dokumen di dalam perusahaan.

Bekerja untuk pengontrol dokumen biasanya dimulai ketika dokumen baru atau versi terbaru dari dokumen yang ada masuk ke dalam catatan perusahaan. Pengontrol ditugaskan untuk memastikan dokumen baru ini terintegrasi dengan mulus ke dalam catatan yang ada, atau memperbarui catatan lama dengan informasi dan dokumen baru. Pengendali yang berbeda dapat menggunakan sistem yang berbeda untuk tugas-tugas ini, dan sebagian besar organisasi mungkin diamanatkan oleh kebijakan perusahaan dan persyaratan bisnis individu. Pengendali dokumen kemudian biasanya bertanggung jawab untuk memastikan dokumen yang tepat tersedia bagi mereka yang membutuhkannya, dan sering kali harus menjawab permintaan individu untuk file atau informasi tertentu dengan menyebarkan dokumen kepada anggota tim yang sesuai.

Karena pengontrol dokumen bertanggung jawab atas aliran informasi di seluruh perusahaan, ia biasanya harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan karyawan dan pejabat lain di perusahaan itu. Ini mengharuskan pengontrol memahami apa yang diminta darinya setiap hari, dan dapat memenuhi permintaan informasi. Namun, karyawan lain di perusahaan mungkin tidak memahami bagaimana dokumen diatur, jadi pengontrol dokumen mungkin harus dapat “menerjemahkan” apa yang diminta. Dia mungkin juga bertanggung jawab untuk melatih karyawan dan manajer lain untuk memahami bagaimana dokumen disimpan dan diurutkan, memungkinkan mereka mengakses informasi dengan lebih mudah.

Author: fungsi