Bagaimana Cara Menjadwalkan Rapat di Zoom?
Konferensi video menjadi semakin penting karena semakin banyak bisnis yang memilih untuk memindahkan sebagian besar operasi mereka secara online. Aplikasi konferensi video seperti Zoom memungkinkan Anda mengatur minggu kalender atau bahkan bulan sebelumnya dengan menjadwalkan rapat untuk tanggal tertentu.
Menjadwalkan rapat Zoom tidak jauh lebih sulit daripada memulai rapat baru di Zoom, karena ini adalah opsi bawaan yang tersedia di semua versi aplikasi. Jadi, dalam artikel ini, kami akan menunjukkan cara menjadwalkan rapat di Zoom dari browser web, komputer, atau perangkat seluler Anda.
Bagaimana Cara Menjadwalkan Rapat Zoom dari Peramban Web?
Zoom menawarkan ekstensi untuk Mozilla Firefox dan Google Chrome yang membuat proses penjadwalan lebih cepat dan mudah. Namun, Anda tidak perlu menginstal ekstensi ini ke browser web untuk menjadwalkan rapat, karena tugas ini juga dapat dilakukan dari portal web Zoom.
Klik tab Rapat setelah masuk ke akun Zoom Anda, lalu klik tombol Jadwalkan Rapat Baru yang terletak di tab Rapat Mendatang. Anda kemudian dapat mulai menyesuaikan opsi rapat dengan menambahkan topik, membuat deskripsi lengkap rapat, atau mengatur tanggal dan waktu rapat.
Zoom juga memungkinkan Anda menentukan durasi rapat, tetapi Anda tidak perlu khawatir memasukkan durasi rapat yang tepat karena rapat tidak akan berakhir secara otomatis setelah periode waktu yang ditentukan berakhir.
Selain itu, Anda dapat memutuskan apakah kata sandi untuk rapat wajib, aktifkan opsi video pembawa acara dan peserta, atau izinkan peserta untuk bergabung menggunakan Audio komputer, Audio telepon, atau keduanya. Sebagai tuan rumah rapat yang Anda jadwalkan, Anda dapat memilih untuk membisukan semua peserta saat mereka memasuki rapat atau mengizinkan mereka bergabung ke rapat sebelum Anda.
Setelah selesai menyesuaikan pengaturan rapat, Anda harus mengeklik tombol Simpan dan menambahkan rapat ke kalender Google, Outlook, atau Yahoo Anda.
Anda kemudian dapat menyalin undangan ke rapat dan mengirimkannya ke peserta melalui email. Bagi mereka yang baru saja melakukan konferensi video Zoom, kami menyarankan Anda untuk memeriksa panduan Cara mengatur Rapat Zoom untuk pengalaman panggilan video jarak jauh yang lebih baik.
Bagaimana Menjadwalkan Rapat dengan Zoom Desktop Client?
Pengguna Mac dan PC dapat menjadwalkan rapat dengan klien desktop Zoom hanya dalam beberapa langkah mudah. Setelah Anda meluncurkan Zoom dan masuk ke akun Anda, Anda harus mengklik ikon Jadwal.
Jendela Penjadwal akan muncul di layar, dan Anda dapat memasukkan topik, menentukan tanggal dan waktu mulai rapat atau mengatur durasinya. Zona waktu komputer Anda akan digunakan secara default, tetapi Anda dapat mengubahnya dengan mudah dengan mengeklik menu tarik-turun Zona Waktu dan memilih zona waktu baru.
Anda juga dapat memilih apakah ingin mengaktifkan video pembawa acara dan peserta, memilih salah satu opsi audio yang tersedia, atau meminta kata sandi rapat. Pilih salah satu opsi kalender sebelum mengklik tombol Jadwalkan untuk mengonfirmasi perubahan yang telah Anda buat. Setelah itu, Anda harus membuka layanan kalender yang Anda pilih untuk menambahkan rapat yang Anda buat.
Bagaimana Menjadwalkan Rapat dari Perangkat Seluler?
Zoom versi iOS dan Android memungkinkan Anda untuk menjadwalkan rapat dan proses penjadwalan rapat dengan Zoom untuk perangkat seluler identik. Ketuk tombol Jadwalkan setelah Anda meluncurkan aplikasi Zoom dan lanjutkan untuk menyesuaikan pengaturan rapat dengan cara yang sama seperti yang Anda lakukan di portal web atau versi klien desktop dari platform konferensi video ini.
Ingatlah bahwa beberapa opsi tidak akan tersedia jika dinonaktifkan atau dikunci di akun Anda atau di grup tempat Anda membuat rapat. Setelah Anda menyesuaikan opsi video dan audio, atur waktu dan tanggal rapat atau aktifkan fitur Tambahkan ke Kalender, Anda dapat mengetuk tombol Selesai untuk menyelesaikan proses penyiapan.
Bagaimana Menjadwalkan Rapat Berulang?
Zoom memungkinkan semua penggunanya untuk menjadwalkan rapat berulang dari portal web, klien desktop, atau aplikasi seluler. Yang harus Anda lakukan adalah mengklik kotak centang di sebelah opsi Rapat Berulang saat menjadwalkan rapat baru.
Setelah fitur Rapat Berulang diaktifkan, Anda dapat melanjutkan untuk memilih frekuensi pengulangan, menentukan seberapa sering rapat akan diulang dan menetapkan tanggal kedaluwarsa. Jumlah kemunculan dibatasi hingga lima puluh, tetapi Anda dapat memilih pengaturan Tanpa Waktu Tetap jika Anda ingin rapat Anda terjadi lebih dari lima puluh kali.
Selain itu, tuan rumah pertemuan berulang yang memerlukan pendaftaran harus memilih apakah mereka ingin mengizinkan peserta mendaftar satu kali untuk menghadiri semua acara, mendaftar untuk setiap acara yang mereka hadiri atau mendaftar sekali dan memilih acara yang ingin mereka hadiri.
Klik tombol Simpan untuk mengonfirmasi perubahan yang telah Anda buat, lalu klik tombol Jadwalkan untuk menyelesaikan proses pembuatan rapat berulang. Penyelenggara rapat Zoom dapat menambahkan, mengedit, atau menghapus kejadian setelah rapat berulang dibuat, meskipun rapat yang ditambahkan ke layanan kalender harus diedit melalui layanan kalender yang ditambahkan.
Buka tab Rapat, klik rapat berulang yang ingin Anda edit, lalu cari opsi Tampilkan Semua Kejadian.
Daftar semua kejadian akan muncul di layar Anda dan Anda harus mengklik opsi Edit atau Hapus, tergantung pada apa yang ingin Anda lakukan. Jika Anda ingin membuat kejadian baru, Anda harus mengklik opsi Tambah Kejadian Lain yang terletak di bagian bawah daftar kejadian rapat. Setelah selesai, klik tombol Simpan untuk mengonfirmasi perubahan yang telah Anda buat. Selain itu, Zoom memungkinkan Anda mengedit semua kejadian jika Anda ingin membuat perubahan yang sama pada rapat.
Kesimpulan
Menjadwalkan rapat dengan Zoom adalah proses mudah yang dapat diselesaikan siapa pun meskipun mereka belum pernah menggunakan platform konferensi video ini sebelumnya. Pengguna yang berkomunikasi dengan anggota tim atau klien mereka dapat memperoleh manfaat paling banyak dari penjadwalan rapat Zoom karena memungkinkan mereka untuk mengetahui secara pasti kapan rapat berikutnya akan berlangsung. Apakah artikel ini berguna? Tinggalkan komentar dan bagikan pendapat Anda dengan kami.
