Cara Menggunakan Zoom Breakout Room
Cara Menggunakan Zoom Breakout Room
Memaksimalkan efisiensi tim adalah tujuan akhir dari setiap manajer tim, tetapi rapat besar sering kali menjadi tidak produktif karena anggota tim tidak memiliki cukup waktu untuk berkomunikasi. Selain itu, banyak pembicara tidak dapat berbicara pada saat yang sama selama rapat, oleh karena itu lebih baik membuat ruang terpisah di mana anggota tim yang berbeda dapat berbicara tanpa gangguan.
Aplikasi Zoom menawarkan solusi sempurna untuk masalah ini dengan memungkinkan peserta bergabung dengan ruang breakout di mana mereka dapat mendiskusikan tugas tertentu secara pribadi.
Anda berada di tempat yang tepat jika Anda baru memulai dengan Zoom. Karena dalam tutorial ini kami akan menunjukkan cara menggunakan Zoom breakout room selama rapat yang Anda selenggarakan di aplikasi ini.
- Bagian 1: Apa itu Ruang Breakout di Zoom?
- Bagian 2: Bagaimana Cara Membuat Ruang Breakout?
- Bagian 3: Bagaimana Mengelola Ruang Breakout?
- Bagian 4: Bagaimana Cara Merekam Rapat Breakout Room?
- Bagian 5: Memecahkan Masalah Zoom Breakout Room
Bagian 1: Apa itu Ruang Breakout di Zoom?
Ruang kerja kelompok adalah subruang yang dapat dibuat selama rapat dan Anda dapat membagi rapat menjadi hingga 50 sesi kerja kelompok. Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk memilih apakah Anda ingin membuat subruang ini dan membagi peserta rapat menjadi grup yang lebih kecil secara otomatis atau manual.
Anda harus membeli add-on Large Meeting jika ingin membuat 50 sesi breakout yang memiliki sebanyak dua ratus peserta. Setiap peserta dalam sesi breakout memiliki kontrol penuh atas video, audio, dan opsi berbagi layar, dan mereka dapat merekam setiap ruang breakout secara lokal. Jika penyelenggara rapat telah mengaktifkan fitur perekaman cloud, Zoom hanya akan merekam ruang utama sambil memberi peserta opsi untuk merekam ruang breakout secara terpisah.
Bagian 2: Bagaimana Cara Membuat Ruang Breakout?
1. Aktifkan Ruang Breakout di Zoom
Membuat ruang breakout mengharuskan Anda menginstal klien desktop Zoom dan membuat akun di Zoom. Setelah Anda menyelesaikan kedua langkah ini, Anda harus masuk ke akun Anda dan memilih opsi Pengaturan Akun dari menu Manajemen Akun. Temukan fitur Ruang Breakout yang terletak di tab Rapat dan jika fitur tersebut dinonaktifkan, Anda harus mengkliknya untuk mengaktifkannya.
Penyelenggara yang ingin menugaskan peserta ke ruang kerja kelompok saat menjadwalkan rapat harus mengeklik kotak centang Izinkan penyelenggara menugaskan peserta ke ruang kerja kelompok saat menjadwalkan. Mengklik ikon Gembok akan membuat pengaturan ruang breakout wajib untuk semua pengguna di akun Zoom Anda.
Selain menggunakan ruang breakout selama rapat, Anda juga dapat mengaktifkannya di berbagai grup yang Anda buat. Buka menu Manajemen Pengguna, klik opsi Manajemen Grup, lalu pilih grup tempat Anda ingin mengaktifkan ruang breakout.
Klik pada tab Pengaturan, arahkan ke tab Rapat dan klik pada fitur Ruang Breakout. Anda kemudian dapat melanjutkan untuk mengaktifkan opsi ini dengan cara yang sama seperti Anda mengaktifkannya jika Anda mengatur rapat Zoom biasa.
Zoom juga memungkinkan administrator akun dan anggota akun untuk mengaktifkan fitur ruang breakout. Anda harus mengklik opsi Pengaturan jika Anda mengakses akun Zoom sebagai anggota akun atau pergi ke Manajemen Akun dan pilih opsi Pengaturan Akun jika Anda mengakses akun Zoom sebagai administrator akun.
Setelah itu, Anda harus mengaktifkan opsi ruang breakout dari tab Rapat dan memutuskan apakah Anda ingin menugaskan anggota sebelumnya ke ruang tertentu saat menjadwalkan rapat.
2. Buat Breakout Room di Zoom Meeting
Setelah fitur ruang breakout diaktifkan, Anda harus memulai rapat baru dan mengklik ikon Ruang Breakout di toolbar Zoom. Anda akan diminta untuk mengatur jumlah ruang yang ingin Anda buat untuk rapat dan memilih apakah Anda ingin menugaskan peserta ke ruang kerja kelompok secara otomatis atau manual.
Klik tombol Buat Kamar untuk menyelesaikan proses dan lanjutkan untuk menyempurnakan pengaturan untuk setiap kamar.
Bagian 3: Cara Mengelola Ruang Breakout
Zoom menawarkan beberapa opsi yang mempermudah pengelolaan ruang breakout, jadi setelah Anda membuat ruang breakout untuk rapat, Anda harus mengklik ikon Opsi.
Anda kemudian dapat memutuskan apakah Anda ingin memindahkan semua peserta ke ruang kerja kelompok secara otomatis, mengizinkan peserta untuk kembali ke sesi utama kapan saja atau mengatur jangka waktu setelah semua ruang kerja kelompok ditutup. Secara opsional, Anda juga dapat mengaktifkan hitungan mundur setelah ruang kerja kelompok ditutup dan menentukan durasinya.
Klik tombol Buka semua Ruang untuk mulai menugaskan peserta ke ruang kerja kelompok yang berbeda. Anda kemudian harus mengklik tombol Tetapkan di sebelah ruangan tertentu dan pilih semua peserta yang ingin Anda tambahkan ke ruangan itu. Perlu diingat bahwa tombol Tetapkan akan diganti dengan jumlah peserta yang dimiliki setiap kamar segera setelah Anda menambahkan peserta pertama ke dalamnya.
Zoom juga memungkinkan Anda memindahkan peserta dari satu ruangan ke ruangan lain setelah Anda menugaskan mereka ke salah satu ruangan breakout yang Anda buat. Anda akan dapat melihat opsi Pindahkan dan Tukarkan di samping nama semua peserta yang Anda tambahkan ke ruang. Klik opsi Pindahkan jika Anda ingin memindahkan peserta dari satu ruangan ke ruangan lain atau klik opsi Tukar jika Anda ingin berpindah tempat dari dua peserta yang ditambahkan ke ruangan berbeda. Selain itu, Anda dapat menghapus semua ruang kerja kelompok yang Anda buat dan membuat yang baru dengan mengeklik tombol Buat Ulang atau menghapus ruang yang Anda pilih.
Bagian 4: Merekam Zoom Breakout Room
Peserta yang bergabung dengan ruang breakout akan memiliki beberapa opsi, sehingga mereka dapat membisukan/membunyikan peserta lain, memulai atau menghentikan video, melihat daftar lengkap peserta, berbagi layar, mengobrol, atau merekam sesi breakout.
Peserta tidak dapat mulai merekam ruang kerja kelompok sampai mereka diberi izin oleh penyelenggara. Idealnya, tuan rumah harus mengaktifkan opsi ini sebelum membuka ruangan, meskipun mereka dapat memberikan izin untuk merekam dengan memasuki ruangan dan mengaktifkan opsi Perekaman Lokal.
Setelah itu, Anda hanya perlu mengklik tombol Rekam dan aktivitas di dalam ruang breakout Anda akan direkam. Zoom memungkinkan Anda menjeda atau menghentikan rekaman kapan saja dan Anda cukup mengeklik tombol yang sesuai di bilah alat rapat untuk melakukan tindakan ini.
Perlu diingat bahwa Anda dapat kehilangan video yang Anda rekam jika proses perekaman terganggu dengan cara lain selain mengklik tombol Stop atau Pause.
Kami telah menulis artikel tentang rapat Zoom, jika Anda menemukan pertanyaan tentangnya, Anda dapat memeriksanya di sini: Rekam Panduan Rapat Zoom.
Bagian 5: Memecahkan Masalah Zoom Breakout Room
Meskipun membuat dan mengelola ruang kerja kelompok seharusnya tidak terlalu sulit, Anda mungkin masih mengalami masalah. Mari kita lihat beberapa masalah paling umum yang dihadapi pengguna Zoom dengan ruang breakout.
1. Mengapa saya tidak bisa bergabung dengan Zoom Breakout R
oom?
Hanya pengguna dengan akses ke klien desktop Zoom, aplikasi seluler Zoom, dan perangkat H.323/SIP yang dapat bergabung dengan ruang kerja kelompok. Anda tidak akan dapat bergabung dengan ruang kerja kelompok jika menggunakan Zoom dari browser web.
2. Bisakah saya berkomunikasi dengan peserta dalam Breakout Session?
Tuan rumah hanya dapat berkomunikasi dengan peserta dari satu ruang kerja kelompok, yang berarti bahwa mereka harus bergabung dengan ruang tempat peserta tertentu ditugaskan untuk berkomunikasi dengan mereka.
3. Bisakah peserta beralih di antara ruang kerja kelompok setelah sesi dimulai?
Tidak, ini bukan pilihan. Namun, jika Anda mengeluarkan peserta dari rapat, Anda dapat menugaskannya ke ruang kerja kelompok baru setelah mereka bergabung kembali ke rapat.
4. Apa yang terjadi jika saya melewatkan atau menutup undangan ke sesi breakout?
Peserta dapat bergabung dengan sesi breakout sebelum berakhir. Ikon Join Breakout Session akan tetap aktif selama rapat sedang berlangsung.
Kesimpulan
Membagi rapat menjadi beberapa sesi yang lebih kecil dengan jumlah peserta yang lebih sedikit dapat meningkatkan produktivitas seluruh tim. Ruang breakout Zoom menawarkan cara mudah untuk melakukannya dengan memungkinkan tuan rumah membuat hingga lima puluh ruang berbeda yang dapat menampung hingga 200 peserta. Menyiapkan ruang kerja kelompok dengan Zoom adalah proses langsung yang tidak akan memakan waktu lebih dari beberapa saat. Apakah Anda menggunakan fitur ruang breakout Zoom? Tinggalkan komentar di bawah dan bagikan pengalaman Anda dengan kami.
