Cara Mengatur Rapat Zoom
Anda mungkin perlu mempelajari cara mengatur rapat Zoom saat Anda sedang cuti atau disuruh bekerja dari rumah, tetapi tetap perlu berkomunikasi dengan kolega Anda untuk berdiskusi tentang topik serius dan/atau mengambil keputusan impor.
Tersedia untuk platform Mac, iOS, Android, Windows, dan Linux, Zoom memungkinkan Anda mengatasi hambatan jarak dengan mudah karena aplikasi memungkinkan konferensi video gratis dengan hingga 100 peserta terlepas dari lokasi geografis mereka. Batas 100 peserta dapat ditingkatkan menjadi 300 dan 1000 masing-masing dengan paket berlangganan Business dan Enterprise Plus berbayar.
Lebih jauh lagi, panduan ini menjelaskan secara detail cara mengatur panggilan Zoom atau konferensi, dan cara membuat seluruh sesi rapat disederhanakan dan lebih bermanfaat dengan melakukan sedikit penyesuaian pada aplikasi. Selain itu, Anda juga akan mempelajari cara menyiapkan rapat Zoom di Outlook dan Google Kalender, atau cara menjadwalkan rapat Zoom di masa mendatang.
- Bagian 1: Cara Mengatur Rapat Zoom
- Bagian 2: Tips untuk Pengaturan Rapat Zoom yang Lebih Baik
- Bagian 3: Menjadwalkan dan Menyiapkan Rapat Zoom untuk Masa Depan
- Bagian 4: Cara Mengatur Rapat Zoom di Kalender Google
- Bagian 5: Menyiapkan Rapat Zoom di Outlook
Anda mungkin juga menyukai: 8 Aplikasi Konferensi Video Terbaik untuk Android dan iPhone (Terpilih)
Bagian 1: Cara Mengatur Rapat Zoom
Kabar baiknya adalah, jika Anda hanya peserta rapat Zoom yang diselenggarakan oleh orang lain, Anda tidak perlu mengunduh dan menginstal aplikasi. Anda dapat bergabung dengan konferensi dengan mengikuti URL menggunakan browser web favorit Anda, dan mengetikkan ID rapat dan kata sandi yang Anda berikan melalui email atau metode lain yang dipilih oleh tuan rumah.
Di sisi lain, jika Anda yang mengadakan konferensi (dengan kata lain, memulai konferensi dan ingin mengundang orang lain untuk bergabung dalam rapat), Zoom harus diinstal di perangkat Anda.
Anda dapat mempelajari cara menyiapkan rapat Zoom langsung dari awal dengan mengikuti langkah-langkah di bawah ini:
Langkah 1: Unduh dan Instal Zoom
Luncurkan browser web favorit Anda (Mozilla Firefox di sini) di komputer Anda (PC Windows 10 digunakan di sini), buka https://zoom.us/download, klik Unduh, dan ikuti petunjuk di layar untuk mengunduh Zoom ke hard disk lokal. Posting ini, gunakan file ZoomInstaller.exe untuk menginstal program, lalu lanjutkan ke langkah berikutnya.
Langkah 2: Luncurkan Zoom dan Daftar
Klik dua kali ikon pintasan Zoom di desktop, klik Masuk, dan gunakan salah satu opsi yang diberikan di bagian kanan kotak berikutnya untuk mendaftar akun Zoom gratis. Setelah ini selesai, kembali ke kotak, masukkan alamat email dan kata sandi yang Anda gunakan untuk mendaftar di bidang yang sesuai di sebelah kiri, dan klik Masuk untuk mengakses akun Zoom Anda.
Langkah 3: Siapkan Rapat Baru
Klik Rapat Baru di antarmuka utama, tunggu sementara aplikasi terhubung ke server, dan secara opsional klik Gabung dengan Audio Komputer untuk menggunakan suara dan audio selama konferensi.
Selanjutnya, klik Undang dari bagian bawah layar, buka tab Email dari atas kotak berikutnya yang muncul, klik penyedia layanan email Anda (Gmail untuk contoh ini), masukkan alamat email peserta yang diinginkan di To pada kotak draf email, dan klik Kirim.
Catatan: Sebagai alternatif, Anda dapat menggunakan tab Kontak untuk mengundang peserta yang sudah ditambahkan dalam daftar kontak Anda, atau menggunakan tombol Salin URL atau Salin Undangan di bagian bawah untuk mengirim undangan secara manual.
Saat peserta target menerima email, mereka dapat menggunakan URL dan ID rapat serta kata sandi untuk bergabung dalam konferensi Zoom. Selama proses, mereka dapat mengunduh aplikasi menggunakan tautan yang ditampilkan browser, atau mengeklik gabung dari browser Anda yang muncul saat Anda mengeklik, klik di sini, dan mengikuti menggunakan browser web Anda tanpa menginstal program.
Bagian 2: Tips untuk Pengaturan Rapat Zoom yang Lebih Baik
Mempelajari cara mengatur rapat Zoom cukup mudah, tetapi tahukah Anda bahwa rapat Zoom dapat dioptimalkan untuk mendapatkan pengalaman diskusi jarak jauh terbaik?
Berikut adalah beberapa tips yang akan membantu Anda meningkatkan kualitas konferensi, dan membuat visual lebih profesional dan/atau enak dipandang:
1. Efek Cermin
Diaktifkan secara default, efek cermin memungkinkan Anda membalikkan tampilan video yang diambil oleh webcam/kamera perangkat Anda selama konferensi. Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan fitur dengan mengeklik ikon Pengaturan dari sudut kanan atas jendela Zoom (bila tidak sedang dalam konferensi), memilih Video dari panel kiri, dan mencentang atau menghapus centang kotak Cerminkan video saya dari kanan. .
Ingin membalik atau mencerminkan rekaman video Anda setelah merekam? Coba Filmora untuk Membalik Video dengan Cepat dan Mudah.
2. Sentuhan Penampilan
Fitur ini membuat visual yang ditangkap oleh webcam atau kamera Anda kurang tajam. Ini sangat berguna saat Anda tidak ingin mengganggu peserta rapat lainnya dengan ketidaksempurnaan pakaian atau wajah mengantuk Anda saat Anda baru saja bangun dari tempat tidur. Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan fungsi ini dengan mencentang atau tidak mencentang kotak Sentuh tampilan saya yang ada di bagian kanan kategori Video pada jendela Pengaturan masing-masing.
3. Latar Belakang Virtual
Latar belakang virtual memungkinkan Anda menyembunyikan seprai yang tidak rapi dan kusut atau handuk basah yang biasanya berserakan saat Anda di rumah. Saat diaktifkan, Anda dapat memilih pemandangan atau lingkungan menyenangkan yang terlihat oleh peserta lain selama konferensi video Anda.
Untuk memilih latar belakang virtual, Anda dapat membuka kotak Pengaturan, klik kategori Latar Belakang Virtual dari panel kiri, dan pilih latar belakang pilihan Anda dari kanan. Zoom mungkin memerlukan beberapa saat untuk mengunduh paket yang diperlukan jika Anda menggunakan fitur ini untuk pertama kali. Jika Anda memiliki latar belakang layar hijau fisik, Anda dapat mencentang Saya memiliki layar hijau, lalu pilih warna yang tepat untuknya.
Bonus: layar hijau banyak digunakan dalam pembuatan film dan acara TV, Anda bisa mendapatkan info lebih lanjut tentang keterampilan ajaib ini di Tutorial Layar Hijau.
4. Cegah Berbagi Layar
Anda dapat mencegah semua peserta nakal atau cuek berbagi layar mereka dengan sengaja atau tidak sengaja saat Anda sedang mendiskusikan masalah serius. Untuk melakukan ini, saat Anda berada dalam konferensi yang sedang berlangsung, klik panah menghadap ke atas di sebelah opsi Bagikan Layar dari bagian bawah jendela kamera, klik Opsi Berbagi Lanjutan, dan pilih tombol radio Hanya Tuan Rumah dari bagian Siapa yang dapat berbagi pada kotak yang muncul berikutnya.
5. Bisukan Peserta
Anda dapat mencegah semua peserta mengubah suasana canggih dan profesional Anda menjadi pasar ikan dengan mematikan semuanya sekaligus. Untuk melakukannya, klik Kelola Peserta dari bagian bawah layar kamera selama rapat yang sedang berlangsung, dan klik Matikan Semua dari sudut kiri bawah panel Peserta yang muncul di sebelah kanan. Alternatifnya, Anda dapat mengeklik tombol Bisukan yang ada di sebelah nama setiap peserta di panel Peserta untuk membisukan mereka satu per satu.
Bagian 3: Cara Menjadwalkan dan Menyiapkan Rapat Zoom untuk Masa Depan [Klien Desktop]
Sebagai tuan rumah, Anda bahkan dapat menjadwalkan konferensi dengan Zoom. Anda dapat mempelajari cara menyiapkan rapat Zoom untuk masa mendatang dengan mengikuti petunjuk yang diberikan di bawah ini:
Langkah 1: Masuk ke Kotak Jadwal Rapat
Luncurkan Zoom (komputer Windows 10 digunakan di sini), dan klik Jadwalkan dari bagian kiri antarmuka untuk membuka kotak Jadwalkan rapat.
Langkah 2: Jadwalkan Rapat
Gunakan kalender tarik-turun Mulai untuk memilih tanggal mendatang yang Anda inginkan untuk menjadwalkan rapat, gunakan kotak di sebelahnya untuk memilih waktu rapat yang Anda sukai, bermain dengan opsi lain yang cukup jelas untuk mengonfigurasi preferensi rapat sesuai kebutuhan, dan klik Jadwalkan dari bawah untuk menjadwalkan rapat.
Langkah 3: Undang Peserta ke Pertemuan Terjadwal
Klik Rapat dari bagian atas antarmuka Zoom, pastikan rapat terjadwal dipilih di panel kiri, dan klik tombol Salin Undangan dari kanan untuk menyalin URL undangan dan ID rapat serta kata sandi ke papan klip. Selanjutnya, buka browser web favorit Anda, masuk ke akun email Anda, buat email untuk semua peserta yang ingin Anda undang, tempel konten yang disalin di kotak pesan, dan kirim undangan ke penerima.
Bagian 4: Cara Mengatur Rapat Zoom di Kalender Google
Untuk menyiapkan rapat Zoom, Anda tidak selalu harus meluncurkan program, dan Anda dapat menyelesaikan pekerjaan langsung dari Kalender Google itu sendiri. Namun, Anda harus memiliki Zoom ID, dan Anda juga harus masuk untuk membuat acara yang mengarah ke konferensi.
Perlu Menyinkronkan rapat Zoom ke Kalender Anda? Kami telah menemukan cara melakukannya di ponsel desktop/iPhone/Android, Anda dapat memeriksanya di sini: Menyinkronkan Zoom ke Kalender Anda
Seluruh proses cara mengatur rapat Zoom dengan Kalender Google dijelaskan di bawah ini:
Langkah 1: Instal Zoom untuk Add-on GSuite
Mulai browser web favorit Anda, buka https://gsuite.google.com/marketplace/app/zoom_for_gsuite/364750910244, klik Pasang, klik LANJUTKAN dari pojok kanan bawah kotak Bersiap memasang yang muncul berikutnya, dan ikuti petunjuk di layar, instal Zoom untuk GSuite di browser.
Langkah 2: Luncurkan Kalender Google dan Masuk ke Akun Zoom
Buka tab baru di browser Anda, masuk ke akun Google Anda (Gmail digunakan di sini untuk demonstrasi), klik ikon aplikasi Google dari pojok kanan atas, klik Kalender dari program yang tersedia, klik ikon Zoom dari paling kanan panel dan masuk ke akun Zoom Anda.
Langkah 3: Buat Acara dan Siapkan Rapat Zoom
Pilih tanggal pilihan Anda di kalender di sebelah kiri, dari jendela utama, klik slot waktu pilihan Anda pada hari Anda ingin menyelenggarakan konferensi, klik Opsi lainnya dari bagian bawah kotak pembuatan acara yang muncul, pilih Rapat Zoom dari daftar tarik-turun Tambahkan konferensi, masukkan nama acara di bidang Tambahkan judul di bagian atas, dan klik Simpan.
Catatan: Anda mungkin perlu mengklik Coba lagi beberapa kali agar berhasil menjadwalkan rapat jika Anda melihat pesan Gagal membuat konferensi karena beberapa alasan.
Untuk mengundang peserta bergabung ke rapat, kembali ke Google Kalender, klik acara yang baru saja Anda buat, klik Petunjuk bergabung, dari tab yang terbuka berikutnya, salin seluruh pesan teks, kembali ke tab Google Kalender, klik Surat ikon dari bagian atas kotak acara, tempel detail undangan di ruang pesan, dan klik Kirim dari pojok kanan bawah untuk mengirim email ke penerima yang ingin Anda undang ke rapat.
Bagian 5: Cara Mengatur Rapat Zoom di Outlook
Zoom bahkan memungkinkan Anda mengatur rapat di Outlook. Meskipun versi desktop Outlook juga dapat digunakan untuk tujuan tersebut, Anda harus memiliki akun MS Exchange yang dipetakan dan disinkronkan untuk melakukannya. Oleh karena itu, langkah-langkah yang diberikan di bawah ini menjelaskan cara menyiapkan rapat Zoom di Outlook (versi web):
Langkah 1: Instal Add-in Zoom untuk Outlook
Luncurkan browser web favorit Anda, klik di sini untuk membuka halaman add-in Zoom for Outlook, klik DAPATKAN SEKARANG dari kiri, dan ikuti petunjuk di layar untuk masuk ke akun Microsoft Outlook Anda dan instal add-in.
Langkah 2: Buka Kotak Kalender Acara
Buka akun Microsoft Outlook Anda menggunakan browser web Anda, klik ikon Kalender dari bawah, di jendela utama, klik blok yang mewakili tanggal Anda ingin menjadwalkan rapat Zoom, dan klik Opsi lainnya dari sudut kanan bawah kotak yang muncul untuk membuka kotak Kalender.
Langkah 3: Jadwalkan Rapat Zoom
Klik ikon Lainnya (dengan tiga titik sejajar horizontal) dari atas, buka Zoom, dan klik Tambahkan Rapat Zoom. Perhatikan bagaimana kotak pesan secara otomatis diisi dengan semua informasi yang terkait dengan undangan termasuk URL, ID rapat, dan kata sandi untuk bergabung.
K
ami telah menyusun artikel tentang menjadwalkan rapat zoom di berbagai perangkat, Anda dapat memeriksanya di sini: Bagaimana Cara Menjadwalkan Rapat di Zoom?
Catatan: Anda mungkin perlu masuk ke akun Zoom jika belum melakukannya. Anda akan diminta untuk melakukannya dengan tautan yang ada di atas kotak pesan. Selanjutnya, ketik ID peserta di kolom Undang peserta (ID harus ditambahkan ke daftar kontak akun Microsoft Outlook Anda sebelum dapat ditambahkan di sini), dan klik Simpan dari pojok kanan atas untuk menjadwalkan rapat Zoom.
Kesimpulan
Proses menyiapkan rapat Zoom itu sederhana, dan mempelajari cara menyiapkan rapat Zoom di Outlook bahkan lebih sederhana. Namun, untuk yang terakhir Anda perlu menginstal add-in yang tersedia secara gratis dari situs resmi vendor. Sama halnya ketika Anda ingin menggunakan Kalender Google untuk mengatur dan/atau menjadwalkan rapat Zoom dengan para peserta. Sebagai kesimpulan, sebagai salah satu solusi termurah (yaitu gratis di sebagian besar skenario) untuk rapat bisnis virtual dan konferensi video, Zoom diapresiasi oleh hampir semua profesional perusahaan di seluruh dunia.
