Perangkat lunak groupware dapat dikategorikan berdasarkan apakah perangkat lunak tersebut mengharuskan pengguna untuk menggunakan perangkat lunak secara bersamaan. Ketika pengguna perlu menggunakannya secara bersamaan, itu disebut sinkron. Jika pengguna dapat menggunakannya pada waktu yang berbeda, itu disebut asinkron. Kedua jenis ini menawarkan aplikasi untuk penggunaan bisnis dan pribadi mulai dari email hingga game.
Kelompok pengusaha menggunakan groupware konferensi video.
Email adalah aplikasi groupware awal. Kegunaan ini tidak sinkron karena pengguna dapat mengirim dan menerima email pada waktu yang berbeda. Email menyimpan catatan komunikasi, sehingga berguna untuk mendokumentasikan diskusi dan keputusan. Milis adalah perluasan email yang dirancang untuk berkomunikasi dengan grup.
Groupware open source sering dimaksudkan sebagai dasar untuk pengembangan lebih lanjut, memungkinkan perusahaan untuk memodifikasi dan memperluas kode sumber perangkat lunak yang diperlukan.
Forum internet, yang sering menggunakan open source groupware , adalah aplikasi asinkron lainnya. Pengguna mengunjungi forum pada waktu yang berbeda dan dapat membaca dan mengirim pesan. Forum juga menyimpan postingan, meskipun banyak forum mengizinkan pengguna dan administrator untuk menghapus atau mengedit postingan.
Banyak organisasi menerapkan perangkat lunak kolaboratif di mana dokumen bergerak secara tidak sinkron dari pengguna ke pengguna, dengan masing-masing pengguna berkontribusi dalam beberapa cara. Misalnya, calon peminjam dapat mengisi aplikasi pinjaman secara online dan mengirimkannya. Seorang karyawan perusahaan pinjaman meninjau aplikasi dan menambahkan informasi. Kegunaan pinjaman kemudian dapat diarahkan ke karyawan tingkat yang lebih tinggi untuk disetujui. Setelah disetujui, aplikasi pindah ke karyawan lain untuk menyelesaikan pemrosesan.
Kalender adalah contoh umum dari groupware asinkron. Pengguna menambahkan acara ke kalender mereka sesuai keinginan mereka. Informasi tersebut dapat tersedia untuk pengguna lain bahkan ketika kalender pengguna asli ditutup.
Dalam perangkat lunak groupware sinkron, pengguna harus berada dalam aplikasi pada saat yang sama untuk berkomunikasi. Kegunaan perangkat lunak ini sering melayani orang-orang yang berada di lokasi yang berbeda. Sistem obrolan adalah aplikasi groupware sinkron yang dapat menggunakan teks atau video. Obrolan teks memiliki keuntungan dari pencarian dan tinjauan konten yang mudah. Video lebih menyerupai interaksi tatap muka, dan dapat memungkinkan pengguna untuk saling membaca ekspresi wajah dan nada suara.
Jenis lain dari groupware sinkron, perangkat lunak pertemuan, dirancang untuk memfasilitasi pertemuan kelompok yang berada di lokasi yang berbeda. Jenis perangkat lunak ini mungkin menggunakan konferensi video , berbagi layar komputer, atau kombinasi dari kedua teknologi tersebut. Perusahaan dapat memasang teknologi video di ruang rapat untuk mengakomodasi jenis groupware ini.
Papan tulis elektronik dapat digunakan untuk konferensi online sinkron. Pengguna di lokasi yang berbeda dapat menulis di papan tulis dan melihat apa yang telah ditulis pengguna lain. Sistem perangkat lunak groupware ini biasanya menyimpan catatan di papan tulis.
Groupware juga memiliki tempat di luar arena bisnis. Jenis permainan multi-pengguna tertentu adalah perangkat lunak groupware sinkron. Pemain di lokasi yang berbeda masuk ke permainan dan bermain melawan orang lain secara real time.
