Tuan tanah menggunakan buku besar sewa untuk melacak pembayaran sewa.
Buku besar sewa adalah catatan rinci tentang sewa yang diterima atau dibayar. Ini digunakan untuk menyimpan catatan untuk melacak sewa dan memiliki dokumentasi jika suatu masalah perlu dibawa ke pengadilan. Perangkat lunak manajemen sewa yang mencakup buku besar ini, bersama dengan opsi lain, tersedia untuk membantu tuan tanah dan manajer sifat tetap teratur. Salinan cetak juga dapat disimpan, terutama untuk tuan tanah yang hanya memiliki satu atau dua sifat dan tidak menghasilkan banyak catatan. Penyewa dapat menyimpan buku besar mereka sendiri untuk referensi pribadi.
Setiap baris dalam buku besar menyediakan ruang untuk mencatat informasi terkait tentang pembayaran. Ini biasanya mencakup nama penyewa dan alamat, bersama dengan jumlah yang dibayarkan dan tanggalnya. Jenis pembayaran, seperti uang tunai atau cek, juga dapat dicatat, bersama dengan rincian seperti nomor cek. Baris notasi dapat memberikan ruang untuk menambahkan komentar tambahan jika penyewa terlambat membayar atau ada masalah lain dengan pembayaran.
Ketika tuan tanah menerima sewa, mereka dapat mencatatnya di buku besar dan memberikan tanda terima untuk penyewa, yang memberikan perlindungan bagi kedua belah pihak. Tanda terima dapat digunakan oleh penyewa untuk membuktikan bahwa sewa telah dibayar, sementara pemilik dapat menyangkal klaim bahwa penyewa ditagih ganda dengan penggunaan buku besar dan catatan tanda terima. Selain itu, buku besar sewa dapat digunakan pada saat pajak untuk memperhitungkan pendapatan yang diperoleh dari sewa.
Hal ini dapat menguntungkan penyewa untuk juga menyimpan catatan sewa yang dibayarkan. Untuk bisnis, dokumentasi ini, bersama dengan tanda terima, diperlukan untuk mengklaim pengurangan pajak. Di rumah pribadi, buku besar dapat memberikan catatan untuk digunakan jika ada perselisihan tentang sewa nanti. Penyewa dapat meminta untuk membandingkan catatan mereka dengan catatan pemilik untuk memastikan mereka cocok, dan mengatasi perbedaan seperti pembayaran yang salah dimasukkan.
Salah satu keunggulan software manajemen rental atau akuntansi adalah dapat menyediakan beberapa fungsi secara otomatis. Ini dapat menghemat data sehingga pengguna tidak perlu memasukkannya berulang kali, dan dapat menghitung biaya keterlambatan, jika perlu. Perangkat lunak ini juga dapat menghasilkan tanda untuk sewa yang terlambat sehingga pemilik dapat melacak siapa yang berutang uang; itu juga dapat digunakan untuk mencetak laporan untuk sifat tertentu. Ini dapat menunjukkan berapa banyak uang yang diperoleh dari waktu ke waktu, apakah sifat itu membayar sendiri, dan apakah penyewa tetap dalam performa yang baik.
