Bisnis wajib memungut pajak penjualan di banyak wilayah dan dapat memelihara buku besar terpisah untuk melacaknya.
Buku besar pajak menyediakan ruang untuk mencatat informasi yang relevan dengan pajak, untuk kemudahan pencatatan sepanjang tahun. Ini dapat mencakup bidang untuk pendapatan, pemotongan, pembayaran ke agen pajak, dan data lain yang mungkin penting untuk akuntansi pajak. Menggunakan buku besar dapat mengurangi waktu persiapan pajak dan membuat catatan standar untuk digunakan dalam hal audit . Perangkat lunak buku besar mungkin dapat menghasilkan laporan dan antarmuka dengan program akuntansi lain untuk merampingkan pencatatan keuangan.
Buku besar hard copy tersedia, dan disarankan untuk menyisihkan waktu untuk memperbaruinya untuk memastikan informasi pajak tetap terkini.
Seperti buku besar lainnya, buku besar pajak berisi serangkaian kolom untuk informasi yang berkaitan dengan transaksi, dan baris untuk mencatat setiap transaksi secara individual. Catatan dapat mencatat tanggal, jumlah, dan sifat, bersama dengan informasi lain yang relevan, seperti klasifikasi untuk mencatat di mana pemotongan akan dilakukan pada pengembalian pajak . Informasi untuk buku besar pajak dapat diambil dari kuitansi dan tagihan secara langsung, atau dari program perangkat lunak tempat informasi akuntansi disimpan.
Perangkat lunak dapat sangat berguna untuk catatan keuangan. Beberapa program akan berkomunikasi dengan rekening bank untuk secara otomatis menarik data transaksi, dan mungkin dapat mengklasifikasikannya juga berdasarkan kategori yang ditetapkan untuk transaksi lama. Informasi yang berkaitan dengan pajak dapat ditarik ke dalam buku besar pajak yang terpisah dan ditambahkan dalam laporan berkala. Ini dapat mencantumkan pemotongan, pembayaran, dan informasi relevan lainnya untuk kenyamanan wajib pajak atau akuntan .
Buku besar hard copy juga tersedia. Sebaiknya sisihkan waktu untuk memperbaruinya guna memastikan informasi tetap terkini, dan menggunakan sistem yang konsisten untuk memasukkan informasi. Ini memungkinkan pengguna dengan cepat membaca buku besar mereka untuk mengumpulkan bahan yang diperlukan saat mereka menyiapkan pajak mereka. Wajib Pajak dapat menyimpan salinan beserta catatan lain untuk referensi jika ada pertanyaan atau masalah dengan pengembalian pajak.
Selain melacak pembayaran, pemotongan, dan informasi lain untuk pajak pribadi atau bisnis, buku besar pajak juga dapat digunakan untuk melacak pajak penjualan. Bisnis diwajibkan untuk mengumpulkan pajak penjualan di banyak wilayah dan dapat memelihara buku besar terpisah untuk melacaknya, karena ini bisa menjadi sangat rumit. Personil dapat mencatat transaksi yang dikenakan pajak penjualan dan jumlah yang dikumpulkan sehingga mereka dapat menyerahkannya, bersama dengan dokumentasi yang diperlukan, saat pembayaran pajak penjualan jatuh tempo. Hal ini dapat mengurangi risiko kehilangan pembayaran atau gagal mengirimkan jumlah yang benar kepada pemerintah.
